員工檔案管理制度

員工檔案管理制度

1.目 的

規(guī)范人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。

2.適用范圍

適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

3.定 義

無

4.職 責(zé)

4.1公司綜合管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

5.程 序

5.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以HR管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》，簽訂《保密協(xié)議》。

5.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報(bào)名表、面試考核表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。

5.3 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，人力資源部門應(yīng)及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)三資變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙質(zhì)檔案和電子檔案，含以下內(nèi)容：

5.3.1 《培訓(xùn)記錄》

5.3.2 轉(zhuǎn)正或晉級(jí)手續(xù)

5.3.3 《勞動(dòng)合同》

5.3.4 《月度考評(píng)記錄》

5.3.5 《年度考評(píng)記錄》

5.3.6 《獎(jiǎng)懲記錄》

5.3.7 調(diào)動(dòng)、借用手續(xù)

5.3.8 任命文件

5.3.9 離廠手續(xù)

5.3.10 其他個(gè)人表現(xiàn)記錄、個(gè)人業(yè)績(jī)記錄

5.4 為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，要求檔案管理人員需及時(shí)將更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，具體時(shí)限要求如下：

5.4.1 新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

5.4.2 組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;

5.4.3 社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

5.5 人事檔案調(diào)閱：

5.5.1 調(diào)閱職工的人事檔案需填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

5.5.2 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

5.5.3 部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需人力資源部門主管審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5.5.4 部門主管級(jí)別的人事檔案，副總經(jīng)理和總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

5.5.5 調(diào)閱檔案原則上在人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出人事部門，需人力資源部門主管批準(zhǔn)。

5.5.6 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

5.6 人事檔案歸屬

5.6.1 繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù);

5.6.2 離廠員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀;

5.6.3 大專以上學(xué)歷畢業(yè)生的人事檔案要求盡量轉(zhuǎn)入本單位，并送當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行拇�保管�?/p>

6.相關(guān)文件

6.1 《員工保密管理制度》

6.2 《保密協(xié)議》

7.使用表單

7.1《檔案調(diào)(借)閱申請(qǐng)表》

檔案調(diào)(借)閱申請(qǐng)表

申請(qǐng)部門 申請(qǐng)人

申請(qǐng)調(diào)閱時(shí)間 預(yù)計(jì)歸還時(shí)間

被調(diào)閱

人詳情

調(diào)(借)閱理由：

部門主管簽字：

綜合管理部意見

公司領(lǐng)導(dǎo)

意見 (部門副經(jīng)理及以上干部才需此欄意見)

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