【通用】公司檔案管理制度
在現(xiàn)在社會，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司檔案管理制度1
公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇）
在社會一步步向前發(fā)展的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇），希望對大家有所幫助。
公司檔案室規(guī)章管理制度1
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案室規(guī)章管理制度2
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度3
一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的.查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案室規(guī)章管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘n案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
公司檔案室規(guī)章管理制度5
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度6
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案室規(guī)章管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。
7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時落實。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準(zhǔn)確科學(xué)有效。
14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價值。
公司檔案室規(guī)章管理制度8
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項
1.及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進(jìn);
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。
公司檔案管理制度2
第一條 范圍及職責(zé)
1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的'資料:
2.1 財務(wù)部:各類財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責(zé)等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導(dǎo),對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。
公司檔案管理制度3
第一條總則
1、為加強對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。
2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的，具有保存價值的合同、文件、客戶資料、會議紀(jì)要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報表、證件等各種文件材料。
3、公司檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理的原則。
第二條檔案管理體制
1、公司設(shè)置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。
2、公司檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。
3、檔案管理員在負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；
第三條檔案資料的形成和歸檔
1、凡公司在各項業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料，都必須按歸檔時間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個人不得據(jù)為己有。
2、對歸檔文件材料的基本要求：
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)完備；
�。�2）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；
�。�3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。
3、檔案歸檔時間要求：
�。�1）各類政府部門的批復(fù)、復(fù)函等原始文件材料必須及時歸檔；
�。�2）各部門在各項業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；
�。�3）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。
第四條檔案保管
1、檔案室接收檔案要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。
2、要定期進(jìn)行庫藏檔案的'清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時，要查明原因并保存記錄。
第五條檔案銷毀
銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。
第六條檔案的借閱和利用
1、檔案查閱、復(fù)印、外調(diào)，必須嚴(yán)格執(zhí)行報批手續(xù)；
2、檔案查閱或外調(diào)，需填寫《檔案查閱、外調(diào)審批單》，按程序批準(zhǔn)后予以查閱或外調(diào)并如期歸還。
3、借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4、檔案歸還時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
5、凡公司領(lǐng)導(dǎo)開會形成的重要會議紀(jì)要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
6、財務(wù)會計檔案，只準(zhǔn)公司財務(wù)、會計人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。
第七條、附則
1、本制度所配套的相關(guān)表單附后
2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。
泉州市XX投資有限公司
公司檔案管理制度4
一、目標(biāo)
以妥善保管人事檔案，有效保守機密為宗旨，確保人事檔案材料的完整、安全，統(tǒng)一規(guī)范人事檔案管理。
二、適用范圍
此制度適用于我公司內(nèi)部所有人事檔案的管理和執(zhí)行。
三、職責(zé)劃分
1. 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期核對、保密、統(tǒng)計等。
2. 集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的`人事檔案管理，外地分公司的員工人事檔案管理則由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)。
3. 集團公司人力資源部為制度歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、分公司的檔案管理工作，并負(fù)責(zé)制度的編寫與執(zhí)行。
4. 集團公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)審議并授權(quán)主管簽核，總裁負(fù)責(zé)最終審批執(zhí)行。
四、人事檔案管理內(nèi)容
1. 員工人事檔案歸檔與管理：新員工入職時需提交《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件復(fù)印件，人事管理課據(jù)此建立員工人事檔案（涵蓋員工招聘、錄用、合同、考核、薪酬、福利、獎懲、培訓(xùn)等信息），及時歸檔。具體操作流程包括材料鑒選、分類、確定歸檔位置、目錄錄入和存檔。
2. 確立分級檔案管理制度，一級檔案包含員工入司時的檔案材料，二級檔案為員工在職期間的相關(guān)材料。
3. 員工檔案自入職之日起建立，按部門、職務(wù)分類。離職時將其納入離職員工檔案。
4. 員工依法終止/解除勞動合同時，相關(guān)部門應(yīng)在《員工離職通知單》簽字確認(rèn)無遺留問題；調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案，封存并轉(zhuǎn)移檔案材料。
5. 定期檢查核對員工檔案，并確保其完整性和安全性。
6. 在員工調(diào)動過程中，檔案管理員應(yīng)取出需要調(diào)動的員工檔案，在賬冊上注銷，并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，遵守保密原則并要求收檔單位簽字蓋章。
7. 妥善管理人事檔案，不得帶出公共場所。接收原單位轉(zhuǎn)遞的檔案材料，不得擅自修改或泄漏。
8. 人力資源部每月25日統(tǒng)計人事檔案數(shù)量、收集補充情況、整理狀況、保管情況和利用率。
五、注意事項
嚴(yán)格按照國家和公司規(guī)定執(zhí)行員工人事檔案管理。查閱檔案需經(jīng)過人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者都不得擅自更改、泄露檔案內(nèi)容。
公司檔案管理制度5
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；
2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮；
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的'文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔；
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應(yīng)及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理）編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案；
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部；
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本規(guī)范。
�。ㄒ唬w檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術(shù)檔案、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
�。ǘ┕镜臋n案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
�。ㄈ┵Y料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即：資料辦理者應(yīng)及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持；
2、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔；
3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
�。ㄋ模n案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)；
2、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
�。ㄎ澹n案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料；
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀；
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度6
為保證公司各項規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實行獎勤罰懶的用人機制,特制定員工獎懲制度:
一、獎勵
(一)獎勵種類
1、頒發(fā)獎狀;
2、通報表揚:
3、物質(zhì)獎勵;
4、晉升工資或晉級;
5、發(fā)放獎金。
(二)獎勵條件
1、對改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;
2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表揚者;
3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟效益者;
4、在各類報紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開支、節(jié)約費用有顯著成績者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動上交者;
10、敬業(yè)愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。
(三)獎勵程序
凡符合獎勵條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報告并填寫?yīng)剟罱ㄗh書呈報人力資源部,由人力資源部核實無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。
二、處分
(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:
1、不按公司規(guī)定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語;
5、不認(rèn)真填寫交接班記錄;
6、當(dāng)班時間吃東西、收聽廣播、看報紙;
7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;
8、在當(dāng)值崗位上吸煙;
9、丟失公司財物;
10、私自使用公司打長途電話;
11、無特殊原因不按時完成上級交辦任務(wù);
12、工作時間接待私人來訪;
13、工作散漫,粗心大意;
14、無幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動;
15、一月內(nèi)無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。
(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當(dāng)班時間睡覺;
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時,與用戶爭辨、吵鬧;
5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動;
6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財物;
10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場合頂撞領(lǐng)導(dǎo);
11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的`經(jīng)濟損失;
12、工作時間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:
1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;
2、組織及煽動罷工、聚眾鬧事;
3、工作時間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計被用戶有效投訴達(dá)3次以上;
6、偷竊公司或用戶財物;
7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;
8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;
9、當(dāng)月曠工3次或季度累計曠工7次以上;
10、不服從正常工作調(diào)動;
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國家法律行為。
三、處罰種類及執(zhí)行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;
2、書面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;
3、最后書面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;
4、降級、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;
5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權(quán)給予辭退或開除處理,公司也有權(quán)對重復(fù)觸犯乙類過失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補各種費用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書'
四、處罰程序
1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門填寫《員工違紀(jì)警告書》,列明違紀(jì)事實,提出處理意見,經(jīng)見證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報部門;
3、領(lǐng)班級以下的員工違紀(jì)處罰,由部門主任、經(jīng)理審批;
4、主管級以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書'后,如能認(rèn)真改過,積極工作,連續(xù)兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績突出受到公司的通報表揚,經(jīng)所在部門主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。
公司檔案管理制度7
一、總則
（一）為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特擬訂本制度。
（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。
（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書
面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質(zhì)工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻舴⻊�(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。
（3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實時更新。
4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。
�。�2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。
�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。
�。�4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。
�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
�。�7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
�。ò耍┵Y料移交前管理。
1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的.使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。
（九）檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
（十）歸檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
�。ㄊn案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時送還，并實時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。
4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資
料寄存地點索引。
�。ㄊ撸n案資料統(tǒng)計，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實地，照實反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎罰
（二十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌�，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實行。
公司檔案管理制度8
第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;
(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的'將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
公司檔案管理制度9
一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責(zé)1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。
c)檔案資料的日常管理：
�、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募瑧�(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。
�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
�、乒臼盏降墓�，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的`條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
�、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧�、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿攧�(wù)檔案資料；
�、腋鞣N實物檔案；
�、悠渌哂欣煤捅４鎯r值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。
�、筛鞣N實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：
a)公司規(guī)定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。
六、相關(guān)記錄1、 《文件（合同）管理記錄目錄》 2、 《文件檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經(jīng)辦人：
經(jīng)辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：
借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
公司檔案管理制度10
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的'人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
公司檔案管理制度11
1、目的：
為加強檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。
3、職責(zé)
檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。
行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對檔案文件進(jìn)行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。
人事檔案、財務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人（檔案員）。檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。
歸檔
各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。
歸檔范圍及管理：
各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。
各工程項目設(shè)計方案、施工圖，設(shè)計變更、洽商以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
工程進(jìn)度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類合同協(xié)議（承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等）的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類證件（營業(yè)執(zhí)照正、副本；組織機構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡；國稅、地稅稅務(wù)登記證副本；開戶許可證等）及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。
公司采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求：
文件材料齊全完整，真實有效；不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。
根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷；
根據(jù)檔案內(nèi)容的.歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理（或常務(wù)副總）批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責(zé)任。
職工臨時離開公司（出國、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等）、調(diào)動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。
本公司保管的人事、財務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復(fù)制，財務(wù)憑證如確實需要復(fù)制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。
檔案保存期限及銷毀
工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進(jìn)行下架、分類。
由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計臺帳。
年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計當(dāng)年檔案借閱人次，分析利用率，總結(jié)檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點催還。
公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責(zé)任，有嚴(yán)重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進(jìn)行處理，并追究其刑事責(zé)任。
加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度12
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第一章總則
第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。
第二條本工作細(xì)則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條檔案人員崗位職責(zé)
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負(fù)責(zé)制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負(fù)責(zé)集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六)負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2)應(yīng)歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的.等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實責(zé)任人;
(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評比;
(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對工作成績突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎。
第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。
公司檔案管理制度13
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認(rèn)真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的`卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進(jìn)行修補和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
公司檔案管理制度14
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的`技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
�。�3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認(rèn)真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。
公司檔案管理制度15
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的`資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。
【公司檔案管理制度】相關(guān)文章：
公司檔案的管理制度11-26
公司檔案管理制度11-27
公司檔案及文件管理制度11-25
公司檔案管理制度10-15
公司檔案管理制度03-09
公司檔案管理制度05-12
公司檔案管理制度【精華】11-27
公司檔案管理制度范文09-12
（熱）公司檔案及文件管理制度11-26
[集合]公司檔案管理制度11-27