[優(yōu)秀]物業(yè)檔案管理制度15篇

　　在不斷進(jìn)步的時代，越來越多地方需要用到制度，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理制度1

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內(nèi)部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的'聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權(quán)籍資料管理

　　從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區(qū)實(shí)行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o(hù)衛(wèi)值班記錄

　　⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　　⑷來訪登記表

　�、勺o(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　　⑹護(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計(jì)資料

　�、俗o(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷

　�、套o(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練

　　5.機(jī)動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動車停車場管理規(guī)定

　　2)機(jī)動車停車場登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費(fèi)報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財(cái)務(wù)報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責(zé)任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度2

　　1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)客戶檔案管理制度

　　一。制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三。適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的'資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時填具之資料

　　5. 客戶資料補(bǔ)充

　　6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8. 客戶與管理處往來文件

　　9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四。注意事項(xiàng)

　　1. 及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進(jìn)；

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)檔案管理制度3

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。

　　(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。

　　(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的'根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。

物業(yè)檔案管理制度4

　　1目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的`保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號規(guī)則(見附件1)

　　7部門檔案內(nèi)容

　　7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關(guān)文檔

　　9.1《檔案編號規(guī)則》

　　10修訂及實(shí)施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。

物業(yè)檔案管理制度5

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

　　4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的'業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

　　2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

　　3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

　　3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

　　2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設(shè)備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計(jì)劃與報告

　　x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

物業(yè)檔案管理制度6

　　一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。

　　二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評教育直至紀(jì)律處分。

　　三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。

　　四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。

　　五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時間一般不超過5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　六、嚴(yán)禁在查閱檔案時喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。

　　七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案，應(yīng)在核對無誤后放歸原位。

物業(yè)檔案管理制度7

　　一、歸檔要求

　　歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

　　3、文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。檔案盒編號原則取部門漢語拼音首字母;如公司為“LDWY-01”;仙林學(xué)生公寓為“*LGY-01”;東區(qū)公用房“DQGF-01”;以此類推。

　　5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，必須以規(guī)定的格式逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);文件目錄放在卷首。

　　6、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　二、歸檔范圍

　　1、各類具有查考利用價值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等;

　　2、各項(xiàng)會議形成的文件材料;包括會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

　　3、報刊、雜志及發(fā)表的稿件、理論性文章;

　　4、有效證照、證件、印章;資金、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料：含合同、特約服務(wù)協(xié)議、重要報表等;

　　5、規(guī)章制度體系(含部門)、內(nèi)部發(fā)文：包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)決議、公司決定等;

　　6、工作總結(jié)、計(jì)劃;樓宇接管數(shù)據(jù)、流程，與相關(guān)部門的交接資料;

　　7、具有法律效力及保存價值的文件;

　　8、辦公電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　9、獲得的社會榮譽(yù)資料;

　　10、其他有必要?dú)w檔管理的'資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業(yè)管理與服務(wù)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　三、檔案保管期限

　　1、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期、臨時四種。長期為十至五十年左右;短期為十年以下，三年以上;臨時為半年至三年。

　　2、確定公司檔案保管期限的原則

　　(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　(4)凡是需要“持續(xù)改進(jìn)”，每半年或每年度均要修訂的文件材料，列為臨時保管。

　　四、檔案級別

　　1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類。檔案的受控由部門提議，品質(zhì)技術(shù)部、經(jīng)理辦核定受控和非受控。

　　2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳;確有工作需要時，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3、對已到保存期限的檔案要請相關(guān)部門根椐保存期限的要求，填寫《報廢申請單》報品質(zhì)技術(shù)部經(jīng)總工程師批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

　　五、檔案的借閱

　　1、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　2、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案分管副總批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)規(guī)定辦理。

　　六、電子、紙質(zhì)檔案的存儲

　　1、公司所有區(qū)域辦公電腦必須按要求存放公司相關(guān)的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

　　2、各物管處主任即為電腦檔案管理責(zé)任人。須定時對本部門的電腦按照公司要求進(jìn)行檢查;經(jīng)理辦將對各部門電腦檔案的管理進(jìn)行檢查。

　　3、各部門電腦檔案管理責(zé)任人每學(xué)期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進(jìn)行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標(biāo)注拷貝日期。

　　4、所有歸檔的文件標(biāo)題不宜過于簡要，標(biāo)題中需注明“關(guān)于××通知、報告、申請”等，并標(biāo)注具體日期。

　　5、重要的文件(會議訣議、電子考勤記錄)等不僅要電子備份，還要求紙質(zhì)備份;防止丟失。

　　七、罰則

　　1、凡違反本制度，公司人事變動交接時造成文件資料不全或丟失的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，根椐《*物業(yè)獎懲辦法》規(guī)定，給予部門文件管理人二級處罰;部門負(fù)責(zé)人二級處罰，在全公司通報批評。

　　2、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對部門負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人書面檢查，在全公司通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關(guān)規(guī)定，視拖延期限的長短給予借閱人一級或二級處罰。

　　3、在外借過程中造成檔案遺失的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關(guān)規(guī)定，給予當(dāng)事人三級處罰。

　　4、凡違反本制度第六條，無故不歸檔的備份文件材料的，不按規(guī)定存放電子、紙質(zhì)檔案，不按規(guī)定接受檢查，根椐《*物業(yè)獎懲辦法》相關(guān)規(guī)定，視情節(jié)給予相應(yīng)級別的處罰。

　　八、附則

　　1、本制度自20xx年5月1日生效。

　　2、本制度由*物業(yè)經(jīng)理辦負(fù)責(zé)解釋。

物業(yè)檔案管理制度8

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　�、偃肆�資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。

　�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。

　�、弁獠课募�包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的.員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請表歸檔保存。

　�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。

　　⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業(yè)檔案管理制度9

　　1、目的

　　使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3、公司資料室文檔資料管理

　　3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內(nèi)部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。

　　3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

　　3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

　　3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。

　　3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

　　3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。

　　3.4.5公司會議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。

　　3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

　　3.4.7各部門呈報的工作計(jì)劃、申請報告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。

　　3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3.5文檔資料查閱或復(fù)印：物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

　　4、各部門文檔資料管理

　　4.1各部門文件分類及編制要求：

　　4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯別字。

　　4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi)容為小四號宋體字。

　　4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：

　�。�1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報、通知等。

　�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計(jì)劃。

　�。�3）通知類：內(nèi)部各類通知。

　�。�4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評估等。

　�。�5）會議類：部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。

　�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　�。�7）對外文件類：

　　①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；

　�、趯�客戶發(fā)文等：

　�、燮渌�類：如電話表、名單、啟示等。

　　4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：

　　4.2.1發(fā)展商提供的'資料：

　　（1）產(chǎn)權(quán)資料；

　�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；

　�。�3）交接手續(xù)及清單等。

　　4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

　　4.3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

　　4.4各類文件發(fā)放要求：

　　4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別，通常應(yīng)包括以下幾類：

　�。�1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；

　　（2）主管級以上人員閱；

　　（3）內(nèi)部傳閱；

　　（4）張?zhí)��?/p>

　　4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

　　4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

　　4.5電腦文檔管理：

　　4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

　　4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

　　4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

物業(yè)檔案管理制度10

　　檔案管理作為物業(yè)管理的`重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度11

　　物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對金沙咀國際廣場物業(yè)的特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管理新方法，對小區(qū)檔案資料實(shí)行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。

　　部門架構(gòu)

　　董事長

　　物業(yè)經(jīng)理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。

　　整理分類：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動記錄；財(cái)務(wù)帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。

　　利用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設(shè)立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　2.堅(jiān)持來源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道。

　　3.辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計(jì)劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)。

　　3）應(yīng)充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內(nèi)部制度、財(cái)務(wù)管理制度、各部門管理制度、小區(qū)項(xiàng)目工程圖紙、物品驗(yàn)收及移交管理等是企業(yè)內(nèi)部的重要制度和文件，對于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。

　　歸檔范圍包括各部門和公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容，還包括各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計(jì)檔案等。財(cái)務(wù)資料則由財(cái)務(wù)部門歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼�理；是傳真件的�?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫材料；每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號；檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴(yán)格。

　　歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)歸檔；各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的'錄入化、智能檢索化以及利用光盤實(shí)現(xiàn)檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，并隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運(yùn)行風(fēng)險。對操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時，要及時進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)。鑒定工作人員的任務(wù)包括負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠(yuǎn)利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)�單位造成損失的，將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　4、檔案管理人員的崗位責(zé)任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅(jiān)持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)事求是，堅(jiān)持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復(fù)印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄，并對公司檔案所有內(nèi)容進(jìn)行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說的機(jī)密絕對不說，不該問的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)密絕對不看，不該記錄的機(jī)密絕對不記錄等。此外，他們還應(yīng)該避免在非保密本上記錄機(jī)密資料，在私人通信中涉及機(jī)密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。同時，他們還應(yīng)該避免在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)。

物業(yè)檔案管理制度12

　　為使公司顧問管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。

　　三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個項(xiàng)目內(nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的'借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

　　六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

　　七、顧問項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

　　八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

物業(yè)檔案管理制度13

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募�夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的.不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度14

一、 客戶檔案屬絕密文件，任何人均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度;

　　二、 客戶檔案由專人管理，任何人未經(jīng)客戶書面授權(quán)無權(quán)向他人提供客戶任何檔案資料及其他相關(guān)資料;

　　三、 如因工作需要查閱客戶相關(guān)資料時，必須征得客服主管批準(zhǔn)方可查閱;

　　四、 經(jīng)客服主管批準(zhǔn)查閱資料的人員，在查閱相關(guān)信息時，應(yīng)由客服部檔案管理負(fù)責(zé)人在驗(yàn)證領(lǐng)導(dǎo)批示后，方可進(jìn)行查閱并將相關(guān)信息告訴查閱人。嚴(yán)禁查閱人自行領(lǐng)出、復(fù)印或翻查客戶資料;

　　五、 客戶資料均應(yīng)整齊碼放在文件柜內(nèi)，并粘貼醒目標(biāo)識以便于查閱，每戶一檔，資料齊全。并及時更新相關(guān)資料;

　　六、 資料檔案柜的鑰匙，由指定客服部檔案管理負(fù)責(zé)人保存，隨身攜帶，認(rèn)真交接、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。嚴(yán)禁將檔案柜鑰匙隨意亂放及借于他人。

　　七、 客戶檔案的內(nèi)容

　　(一) 經(jīng)客戶簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(二) 經(jīng)客戶簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　　(三) 《客戶家庭情況登記表》。

　　(四) 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(五) 《客戶入住驗(yàn)房表》。

　　(六) 客戶驗(yàn)房整改銷項(xiàng)記錄

　　(七) 裝修檔案：裝修施工單位資料、《裝修申請審批表》、簽署后的.《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙、裝修現(xiàn)場巡視記錄等裝修相關(guān)文件。

　　(八) 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(九)客戶的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(十)客戶產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書復(fù)印件)。

　　(十一) 客戶違規(guī)事項(xiàng)與繳費(fèi)記錄

　　(十二) 客戶維修記錄

　　(十三) 客戶與管理處往來文件

　　(十四) 其他應(yīng)保存的資料。

　　(十五) 放行條

　　(十六) 委托書

物業(yè)檔案管理制度15

　　1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。

　　技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料;

　　設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);

　　設(shè)備新技術(shù)信息及資料;

　　職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。

　　1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。

　　1.2文件、資料是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛惜。

　　1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。

　　1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。

　　1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。

　　除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。

　　重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。

　　1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。

　　借期為一個月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　圖書不得在個人手中長期持有。

　　1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

　　2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。

　　為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊。

　　現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗(yàn),就是重視對設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)地、有計(jì)劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的`綜合效率。

　　設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計(jì)劃檢修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報廢的主要依據(jù)。

　　設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對,應(yīng)該做到帳物相符。

　　3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。

　　這有利于掌握對用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。

　　4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號法則》

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